Mengapa Perusahaan Membutuhkan Portal Intranet ?

Saat ini hampir seluruh perusahaan memiliki portal intranet. Intranet bisa disebut sebagai internet yang aksesnya terbatas hanya di dalam ruang lingkup perusahaan. Implementasi intranet tidak hanya digunakan pada skala korporasi, tetapi juga skala usaha mikro kecil dan menengah. Intranet berarti komunikasi internal di dalam perusahaan yang dibuat untuk meningkatkan produktivitas. Intranet memiliki basis data di ruang lingkup internal yang mana setiap karyawan dapat mengaksesnya dengan akses perizinan yang berbeda.

Apabila anda menginginkan pegawai baru untuk bisa mengakses seluruh laporan keuangan dan perkiraannya di tahun ini, tentu hal ini sangat diragukan. Sehingga akses diberikan hanya ke area tertentu dari intranet yang relevan dengan pekerjaan mereka. Dengan membangun intranet, karyawan dan atasan dapat saling berbagi informasi. Karyawan dapat berkomunikasi dengan baik, mengurangi kebingungan saat rapat yang mana biasanya setiap orang harus mencatat dan mengingat seluruhnya setelahnya.

Berikut dijelaskan 5 alasan perusahaan membutuhkan portal intranet :

Kolaborasi Karyawan

Intranet modern memiliki tools untuk saling berkolaborasi yang mana telah dibangun didalamnya. Bukan hanya dapat mengakses pekerjaan terkait informasi, tetapi karyawan juga dapat saling berbagi dan bekerja secara bersama-sama di dalam intranet. Intranet menghubungkan seluruh departemen dengan membawa seluruh pengguna ke dalam satu platform. Fitur manajemen dokumen di dalam intranet membantu pengguna yang datang dari departemen berbeda untuk bekerja di dalam satu project.

Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan memiliki arti menangkap, mengatur, dan mengambil kembali informasi perusahaan. Dengan semua tools dan informasi di dalam intranet, beserta karyawan yang selalu menambahkan informasi terbaru di dalam bentuk komentar, diskusi, blog, dan dokumen, intranet menyediakan wadah yang terpusat untuk menangkap informasi penting korporasi. Tools seperti pencarian memastikan bahwa karyawan di seluruh jaringan perusahaan dapat mencari informasi yang mereka butuhkan dalam melakukan pekerjaannya.

Biaya Pengembangan Terjangkau

Banyak intranet yang dapat dibeli dan diimplementasikan dengan biaya yang masuk akal. Intranet kebanyakan berupa website kecil atau portal. Kebanyakan intranet memiliki sedikit bahkan tidak ada biaya perawatan. Dan bekerja di seluruh platform, baik PC maupun Mac, tentunya ini berdampak baik bagi efisiensi perusahaan karena mengurangi biaya pengembangan software untuk masing-masing platform.

Meningkatkan Produktivitas

Intranet memberikan pegawai akses terhadap tools dan informasi yang mereka butuhkan secara efektif menjalankan pekerjaan hari ini sehingga produktivitas dapat meningkat berkali-kali lipat. Beberapa contoh dari tools dan informasi ialah :

  1. Event terakhir dan meetings
  2. Tugas Luar Biasa
  3. Diskusi Terbaru
  4. Dokumen Penting
  5. Berita yang Relevan
  6. Email

Komunikasi Perusahaan Lebih Transparan

Dengan intranet, komunikasi antar departemen yang berbeda dapat saling menyatu melalui satu platform dan dapat terlihat oleh seluruh pengguna.